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Time management: 8 consigli per migliorare la produttività aziendale

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time management

La gestione del tempo o time management è un’abilità che, se fatta bene, consente di ottimizzare l’efficienza e la produttività delle attività.

Il tempo è una risorsa preziosa che ogni persona, indipendentemente dal suo status, riceve nella stessa quantità: sono le capacità di time management a permettere di ottimizzarlo.

Come con qualsiasi abilità, la gestione del tempo spesso richiede l’apprendimento di nuovi comportamenti.

Tuttavia, ne vale la pena, perché quando il tempo è gestito bene, è possibile essere più produttivi e raggiungere risultati migliori.

Vediamo in questo articolo di cosa si tratta e come migliorare la produttività di un’azienda.

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Che cos’è il time management?

Il time management è il processo di pianificazione di come dividere il tempo per le attività assegnate e completarle con successo ed entro le scadenze stabilite.

La gestione del tempo è la base per migliorare la produttività aziendale in quanto consente di gestire le operazioni con efficienza.

Un cattivo time management potrebbe causare:

  • Lavoro di bassa qualità
  • Aumento dei livelli di stress
  • Scadenze mancate
  • Procrastinazione
  • Disequilibrio tra lavoro e vita privata

Diventa quindi ovvio come una scarsa gestione del tempo influisce negativamente su produttività e vita privata.

Se non ti sei mai preoccupato di migliorare le tue capacità di time management, è arrivato il momento di farlo.

 

8 suggerimenti di time management per aumentare la tua produttività

1. Gestisci la tua concentrazione, non il tuo tempo

È facile programmare ogni minuto della tua giornata con una lunga lista di cose da fare.

Tuttavia, è molto più difficile prevedere le circostanze giuste per concentrarsi su un foglio di calcolo complesso o scrivere una presentazione.

Invece di gestire il tuo tempo, gestisci la tua attenzione. Quando sei più creativo, energico e concentrato?

Dedica qualche minuto all’inizio di ogni giornata per pianificare le tue attività: definisci periodi di tempo specifici per un lavoro di concentrazione, attività di gruppo o task più leggeri.

Quando hai un piano, è più facile ignorare le distrazioni e concludere i compiti con successo.

 

2. Analizza la tua giornata

Dedica qualche minuto alla fine della tua giornata per valutare come sono andate le cose.

Hai rispettato la tua to do list? Ti sei trovato in difficoltà a svolgere determinati task? Hai dovuto rimandare qualcosa? Perché?

Valutando come sono andate le cose, puoi gestire meglio il tempo per il giorno successivo.

Forse è necessario dedicarsi ad attività di concentrazione la mattina presto piuttosto che dopo pranzo oppure è necessario investire più tempo per un compito specifico.

Scrivi le tue osservazioni e tieni le tue note in modo da trovare uno schema di lavoro e di gestione del tempo e adattarlo regolarmente.

 

3. Definisci le priorità per le attività

Nella tua lista delle cose da fare ci saranno sicuramente attività che sono più urgenti di altre.

Identifica quei compiti più importanti e falli per primi.

Quando si portano a termine le attività più urgenti, si prova un senso di soddisfazione che influenzerà positivamente il resto della giornata.

Ecco uno schema che può aiutarti nell’identificare le attività quotidiane:

  • Urgente e importante: attività da completare immediatamente.
  • Non urgente ma importante: è consigliabile decidere quando completare queste attività.
  • Non importante ma urgente: se possibile, questi compiti devono essere delegati.
  • Non importante e non urgente: da completare quando tutte le altre attività sono concluse.

 

time management 8 consigli per migliorare la produttività aziendale

 

4. Impara a dire di no

La maggior parte dei lavoratori diligenti vuole mostrare dedizione e disponibilità prendendo in carico qualsiasi compito venga loro assegnato.

Tuttavia, questa non è sempre la migliore strategia.

Se il compito è in linea con i tuoi interessi, le tue responsabilità ed il tuo talento, accettalo volentieri, ma se è solamente una distrazione e un compito in più per il quale non hai tempo, suggerisci qualcuno che può essere più adatto.

 

5. Imposta un limite di tempo per ogni attività

Stabilisci limiti di tempo per il completamento di ogni attività in modo da poter essere più produttivo, efficiente e concentrato.

Questo metodo ti impedisce di procrastinare e distrarti.

Chiaramente, ciò non sarà possibile per ogni attività, soprattutto quelle nuove, ma con il tempo prenderai confidenza con il nuovo compito e sarai in grado di gestirne le tempistiche.

 

6. No al multitasking

Sono veramente poche le persone in grado di svolgere efficacemente il multitasking.

Nella maggior parte dei casi, fare più attività in contemporanea riduce le tue prestazioni perché il cervello può concentrarsi solo su una cosa alla volta.

Concentrati invece su singole attività e cerca di seguire il periodo di tempo che ti sei impostato per ognuna di esse.

 

7. Fai una breve pausa tra le attività

Dedica qualche minuto a una pausa tra un’attività e l’altra per liberare la mente e riposarti.

La produttività, le prestazioni lavorative e il benessere mentale ne risentiranno se non fai pause regolari.

Se possibile e necessario, considera anche di fare un breve pisolino o esercizi di meditazione.

 

8. Elimina le distrazioni

Eliminare le distrazioni è uno dei migliori consigli quando si tratta di time management.

Le distrazioni riducono la produttività, diminuiscono la motivazione e, ovviamente, fanno perdere tempo prezioso.

Il nostro cervello ha bisogno di tempo per adattarsi a un nuovo compito. Quindi, quando ci si distrae, ci vorrà un po’ per ritrovare la concentrazione.

Spegni il telefono, blocca i social media e recati in un luogo tranquillo dove sei libero da distrazioni e colleghi loquaci.

 

Ognuno ha sistemi diversi per la gestione del tempo e non c’è niente di sbagliato fintanto che questi sono efficaci.

Quando analizzi le tue capacità di time management, chiediti se il tuo sistema incentiva la produttività o se c’è spazio di miglioramento.

Gli 8 suggerimenti contenuti in questo articolo possono aiutarti a migliorare le tue pratiche di gestione del tempo, ma frequentare un Master in Lean Organization e HR Management di Adsum, ti consentirà di apprendere gli strumenti per gestire efficacemente le tue attività, a ottimizzare e a rendere produttivo il tuo tempo.

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Ricorda che i vantaggi della gestione del tempo non si limitano soltanto al posto di lavoro, ma si estendono anche alla vita privata.

Tenere conto di come trascorri le ore della tua giornata aiuta a migliorare la produttività aziendale e ti dà più tempo per riposarti e dedicarti alle tue passioni.

 

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