Cost management: 5 suggerimenti per una migliore gestione aziendale

Il cost management è una priorità tanto importante quanto aumentare i ricavi di un’azienda.

Ci sono due modi per aumentare i profitti negli affari: vendere di più o spendere di meno.

Vendere di più può essere un piano di crescita migliore a lungo termine. In questo caso è infatti possibile aumentare le vendite all’infinito, ma non è possibile abbassare i costi sotto lo zero.

Prestare attenzione ad alcuni fattori di base può però ridurre notevolmente i costi, rendendo ogni singola vendita molto più redditizia.

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5 suggerimenti per fare cost management in azienda

In questo articolo vogliamo presentare 5 suggerimenti per una migliore gestione dei costi aziendali.

1. Definire le spese fisse e variabili

Prima di iniziare, è importante conoscere tutti i costi di un’azienda e definire quali sono fissi e quali sono variabili.

I costi variabili sono quelle spese che variano in proporzione alla quantità, ad esempio il costo di un determinato materiale. Più questo viene usato, più materiale bisognerà comprare, più il costo aumenterà.

I costi fissi sono invece quelle spese il cui valore non è dipendente dalla quantità, ad esempio il costo dell’affitto. Indipendentemente dal numero di prodotti lanciato sul mercato, l’affitto sarà sempre uguale.

Esistono anche costi che possono essere classificati come semivariabili. Ad esempio, la bolletta elettrica di un’azienda potrebbe essere suddivisa in fissa e variabile nel caso in cui venga utilizzata più energia quando il volume di produzione aumenta.

Comprendere la struttura dei costi e, più specificamente, la distinzione tra spese fisse e variabili, aiuta a semplificare il più possibile la pianificazione, la negoziazione e la previsione.

2. Ridurre i costi variabili

Sebbene i costi variabili siano legati alle variazioni della produzione, ciò non significa necessariamente che man mano che un’attività cresce, i costi variabili devono necessariamente aumentare in modo lineare.

In altre parole, se si aumenta la produzione del 10%, non significa che anche i costi variabili debbano aumentare esattamente di quella percentuale.

Esistono molti modi per guadagnare più margine senza rinunciare alla qualità:

• Avere sconti sul volume. Alcuni fornitori permetteranno di acquistare merci in quantità maggiori a una tariffa scontata. Questo può essere una soluzione se il flusso di cassa è in grado di gestirlo.
• Rivedere regolarmente i contratti con i fornitori. Rivedere i contratti con i fornitori ogni uno o due anni. Inoltre, se altri fornitori offrono condizioni più favorevoli, non esitare a cambiarli.
• Centralizzare gli acquisti. Se possibile, nominare una o un paio di persone fidate in azienda che siano responsabili degli acquisti e della negoziazione dei contratti può aiutare nel cost management. In questo modo, le persone responsabili potranno specializzarsi nel prendere decisioni fiscalmente responsabili, prendendosi il tempo per cercare le opzioni migliori.

3. Ridurre i costi fissi

I costi fissi sono spesso visti come statici per la loro stessa definizione. Se è vero che può essere difficile gestire alcune spese fisse, non significa che non esista possibilità di cambiamento. Ecco alcune azioni che possono essere intraprese:

• Ridimensionare. Semplificare e consolidare le operazioni potrebbe portare ad una riduzione dei costi fissi. Le opzioni possono includere il subaffitto di spazio inutilizzato, la rinegoziazione dei termini del contratto di locazione o la ricerca di una nuova posizione più conveniente.
• Esternalizzare. Oltre a pagare gli stipendi, bisogna considerare anche i benefici e le tasse sul lavoro. A volte l’outsourcing consente ad un’azienda di ottenere servizi da parte di esperti a un prezzo migliore rispetto a un dipendente interno.
• Ricerca di nuovi fornitori. Analogamente alla gestione dei costi variabili, è anche importante rivedere regolarmente tutti i contratti associati alle spese fisse.
• Modificare l’attuale struttura retributiva dei dipendenti. Invece di licenziare i dipendenti per risparmiare denaro, una soluzione potrebbe essere quella di convertire la loro struttura retributiva in una che abbia una componente variabile, di solito direttamente legata alle entrate. Ad esempio, un commerciale potrebbe essere disposto ad accettare uno stipendio base più basso se gli viene offerta una commissione più alta.
• Diventare più efficiente dal punto di vista energetico. Ci sono diverse strategie per diventare più efficienti dal punto di vista energetico. Ad esempio: spegnere le luci e le apparecchiature quando non sono in uso, sostituire le lampadine esistenti con quelle CFL, installare un termostato programmabile, ecc.

4. Investire in un software di contabilità e gestione

La tecnologia può aiutare a semplificare diversi processi, fra cui anche il cost management. Sebbene i costi possano essere gestiti dai contabili, un software di gestione dei costi semplifica le procedure e consente di risparmiare tempo rispetto al lavoro manuale. In generale, questi software offrono:

• Una panoramica in tempo reale delle operazioni e delle prestazioni aziendali;
• Fatturazione e registrazione delle transazioni;
• Gestione dei contratti;
• Gestione delle buste paga e automatizzazione degli aggiornamenti fiscali.

Avere tali funzionalità in un unico sistema può ridurre significativamente il tempo speso in burocrazia e gestione delle scartoffie.

5. Investire nella formazione professionale

Questo argomento potrebbe suonare più come una spesa che come una riduzione dei costi. Tuttavia, se le persone non sono in grado di prendere le decisioni giuste in tema di cost management il problema non verrà mai risolto.

È importante quindi sapere come gestire le spese e riconoscere le aree di miglioramento. Dopotutto, educare un professionista, migliorandone le prestazioni, può essere molto vantaggioso per un’impresa. Investire nella formazione professionale deve essere quindi considerato un investimento e non una mera spesa.

Frequentare un master in “Lean Organization e HR Management” di Adsum consentirà di acquisire le competenze circa la gestione dei progetti aziendali, dall’eliminazione degli sprechi al miglioramento continuo dei processi aziendali.

Attraverso efficaci strategie di gestione dei costi, è possibile garantire che un’azienda massimizzi e riduca le sue spese senza compromettere la qualità dei suoi prodotti e servizi.

Anche la più piccola riduzione delle spese può avere un impatto significativo sulla redditività. Spesso sono attività semplici e di buon senso a migliorare i profitti.

Tagliando i costi, è possibile ottenere guadagni maggiori mentre si costruiscono solide basi per il futuro.

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